Bei der Herausforderung, sich in der facettenreichen Welt von Projektlandschaften zurechtzufinden, stehen IT-Firmen wie Systemintegratoren oft vor der gewaltigen Herausforderung, zahlreiche interne Bereiche zu koordinieren, um insbesondere externe Projekte erfolgreich zu führen. An dieser Stelle kommt die zentrale Rolle eines gut strukturierten Projektmanagement-Governance-Rahmens ins Spiel. Über die bloße Steuerung von Projektaktivitäten hinaus stellt dieser Rahmen sicher, dass alle internen Einheiten wie Abteilungen harmonisch und im Einklang mit den übergreifenden Unternehmenszielen arbeiten und ein adäquates Reporting an die Unternehmensführung gewährleistet ist.
Entwicklung einer Projektmanagement-Governance unter Verwendung externer Standards und organisatorischer Zielsetzungen
Benchmarking mit dem Markt und den Wettbewerbern für bewährtere Projektmanagement-Standards
Ein erster Schritt für Unternehmen im Bereich der Systemintegration besteht darin, ihre Stärken und Schwächen im Vergleich zum Markt zu kennen. Ein kontinuierliches Benchmarking bezogen auf Industriestandards und Best Practices der Wettbewerber liefert wertvolle Erkenntnisse. Dieser Ansatz hilft Unternehmen nicht nur, ihre aktuelle Position zu ermitteln, sondern insbesondere auch Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzudecken.
Verwendung und Anpassung externer Standards an die internen Anforderungen des Projektmanagements
Allgemein anerkannte Standards wie PMI, IPMA und IT-zentrierte Standards wie SAP Activate bieten zwar eine grundlegende Orientierungshilfe, sind aber keine Einheitslösungen für alle, und fokussieren sich zumeist auch primär auf methodische Themenfelder. Systemintegratoren sollten diese Standards insbesondere für ihre eigene Projektmethodik adaptieren und an ihre betriebliche Dynamik anpassen; sie in ihre spezifischen Ressourcen integrieren. Ein derartiger maßgeschneiderte Ansatz für das Aufsetzen des eigenen Projektmanagement stellt sicher, dass die besten globalen Praktiken mit den eigenen Stärken des Unternehmens kombiniert werden.
Der Prozess zur Herstellung oder Optimierung der eigenen Organisationsstruktur für das Projektmanagement
Strukturelle Effizienz ist das Herzstück eines optimierten Projektmanagements. Eine zentrale Stelle zur Governance des Projektmanagements, sei es eine eigene Abteilung oder ein hybrides Organizational Project Management Office (OPMO), wie es in den PMI PMO Frameworks beschrieben ist, spielt hierbei eine bedeutende Rolle, Projektmanagementaktivitäten innerhalb der eigenen Organisation nach innen und außen zu koordinieren. Viele Unternehmen im Systemintegrator-Sektor verfügen oftmals aber nicht über eine derartige und kommen - außer einem Vorhandensein einer eher losen Projektleiter-Community - darüber nicht hinaus.
Prozess zur Optimierung der Kommunikation zwischen internen Organisationsabteilungen
Eine effekive Projektmanagement-Governance beschränkt sich nicht nur auf Methodendesign oder dem Monitoren von Projektergebnissen, sondern umfasst auch die nahtlose Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens wie z.B. Einkauf, Disposition, Controlling, HR und weiteren. Durch die Herstellung einer abteilungsübergreifenden Kommunikation wird sichergestellt, dass jede Einheit mit dem zentralen Projektmanagementteam verzahnt ist, was eine bessere Zusammenarbeit und eine effiziente Entscheidungsfindung fördert - und nicht zuletzt die Projektqualität bei Kunden erheblich steigert.
Die Wahl des richtigen organisatorischen Ansatzes für eine Projektmanagement-Governance
- Dezentralisierte Projektmanagement-Governance: Eine dezentralisierte Projektmanagement-Governance gibt den einzelnen Teams Autonomie, was die Innovationsgeschwindigkeit steigern und eine schnelle, lokalisierte Entscheidungsfindung ermöglichen kann. Es ist jedoch wichtig, eine einheitliche strategische Richtung beizubehalten, um Silodenken zu vermeiden. Auch ist eine übergreifende Koordination und das Setzen gemeinsamer Standards schwieriger.
- Zentralisierte Projektmanagement-Governance: Eine zentrale Projektmanagement-Governance mit einem internen Top-Down-Ansatz garantiert eine starke Ausrichtung an den übergeordneten Unternehmenszielen. Obwohl sie mehr Durchsetzungsstärke bietet, kann sie zuweilen anderweitige Verbesserungen verhindern, z.B. durch ein zu starkes Trennen von Projektleitern, die i.d.R. dann unterhalb dieser zentralen Stelle aufgehängt werden, vom "Rest der Organisation".
- Hybrider Ansatz - Ausgewogene zentralisierte und dezentralisierte Projektmanagement-Governance unter Verwendung des OPMO aus den PMI PMO Frameworks: Durch die Balance einer zentralisierten vs. dezentralisierten Ausprägung bietet dieser hybride Ansatz den Vorteil einer Kombination beider Welten. Diese Methode, bei der ein sogenanntes OPMO (Organizational PMO) aus den PMI PMO Frameworks zum Einsatz kommt, gewährleistet eine Mischung aus strukturierter Entscheidungsfindung und Flexibilität bei Neuerungen.
Methodische Ansätze im Projektmanagement
- Methodikportfolios, Methoden und Standards für das Projektmanagement: Unterschiedliche Projekte erfordern ein vielfältiges, kombiniertes Instrumentarium adaptierter Bestandteile von Methoden und Standards in Abhängigkeit von avisierten Projekttypen. Dies kann entweder durch eine zentrale, aber flexible Methodik, oder das Vorhandensein eines sinnvollen Methodikportfolios erreicht werden.
- Projektmanagement-Standards: PMI PMBOK, IPMA/GPM, und PRINCE2 als Beispiele: Standards wie PMI PMBOK, IPMA/GPM und PRINCE2 bieten Leitprinzipien, welche Organisationen helfen, sich in den komplexen Bereichen des Projektmanagements zurechtzufinden.
- Programm-Management: PMI Programm-Management und der MSP-Standard als Beispiele: Die Steuerung mehrerer miteinander verbundener Projekte erfordert spezialisiertere Konzepte. Programmmanagement-Standards wie der PMI-Programmmanagement-Standard oder MSP bieten hierbei einen Rahmen, der eine kohärente Verwaltung verschiedener Projekte im Rahmen eines übergreifenden Programms gewährleistet. Oftmals verfügen Organisationen in Deutschland bzw. Europa gar nicht über eine entsprechende Programmmanagement-Methodik, sondern fokussieren sich mit ihrem Knowhow i.d.R. nur auf einzelne Projekte. Dies hat Auswirkungen auf die Win-Rate von größeren Programmen im Markt, oder auch auf die Programmqualität, sofern mehrere Projekte zu einem Programm kombiniert werden müssen, hierfür das Know-How aber nicht in Form einer Programm-Methodik vorhanden ist.
- IT-Methoden: SAP Activate als Beispiel: Die Einbindung von IT-Methoden wie SAP Activate gibt dem Projektmanagement hinsichtlich benötigter technischer SAP-Aspekte einen entscheidenden Mehrwert. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass solche Methoden nicht isoliert funktionieren können. Um wirklich effektiv zu sein, müssen sie mit umfassenderen Standards wie PMI und den Besonderheiten bzw. Assets des eigenen Unternehmens verknüpft werden.
- Enablement: Abstimmungen mit der Personalabteilung und Gestaltung von Lernpfaden: Der Grundstein für eine erfolgreiche Projektmanagement-Governance liegt insbesondere auch in der kontinuierlichen Ausbildung und Qualifikation der eigenen Programm- und Projektmanager. Die Definition entsprechender Lernpfade und -inhalte sowie die Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen wie z.B. auch der Personalabteilung sollte ebenso von den Organisatoren der Projektmanagement-Governance gestaltet und koordiniert werden.
Fazit
Ein zentrales Projektmanagement-Governance-Team innerhalb der eigenen Organisationsgrenzen ist für Systemintegratoren nicht nur eine operative Notwendigkeit, sondern ein strategischer Schlüssel zum Erfolg. Wenn Unternehmen beginnen, ihre Projektmanagement-Praktiken zu perfektionieren, können sie sich auf die Erfahrungen verlassen, dass Experten wie OYSTEC spezialisierte Lösungen anbieten, diese aufzuzeigen und umzusetzen - sei es das Aufsetzen oder Optimieren der Aufbau- und Ablauforganisation einer zentralen internen Projektmanagement-Governance, oder das Erstellen bzw. Optimieren eines geeigneten Methodikportfolios inklusive der notwendigen Programm- und Projektmethodiken. Interessierte Besucher können sich für weiterführende Informationen und Tipps gerne direkt an OYSTEC wenden, oder sich auch einen ersten Eindruck bzgl. Methodik-Design unter den unten dargestellten Links holen.
- Link 1 - Design einer Projektmanagement-Methodik (basierend auf PMBOK®7)
- Link 2 - Design einer SAP®-Projektmanagement-Methodik (basierend auf SAP Activate und weiteren PM-Standards)
- Link 3 - Design einer Programmmanagement-Methodik (basierend auf dem PMI Program Management Standard)
- Link 4 - Global Delivery Business Developer
- Link 5 - Offering Portfolio Manager
Copyright: PMI, PMBOK, IPMA, SAP, SAP Activate, PRINCE2 und MSP sind Eigentum der jeweiligen Organisationen. Alle anderen erwähnten Markennamen, Website-Adressen und Warenzeichen oder Logos sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Dieser Artikel wurde mit KI-Technologien von Midjourney Inc., OpenAI Inc. und DeepL SE optimiert.